Informace o zpracování osobních údajů
1. Poskytovatel zpracovává pouze osobní údaje
Poskytovatel zpracovává osobní údaje výhradně za účelem provedení kontroly a posouzení správnosti vyúčtování předloženého Klientem nebo třetí osobou (např. správcem domu, poskytovatelem služeb, dodavatelem energií apod.) a za účelem vypracování stanoviska nebo doporučení pro Klienta a dodržení zákonných povinností. Poskytovatel tak shromažďuje osobní údaje svých klientů, potencionálních klientů a případně třetích osob (např. protistrany) nezbytné pro kvalitní poskytování služeb. S osobními údaji nakládá Poskytovatel v souladu s nařízením Evropského Parlamentu a rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení").
2. Zpracovávané osobní údaje
Poskytovatel zpracovává u Klienta zejména následující osobní údaje (dále jen „Osobní údaje"):
- identifikační a kontaktní údaje Klienta (jméno, příjmení, adresa, e-mail, telefon),
- údaje obsažené ve vyúčtování a souvisejících podkladech (např. údaje o platbách, spotřebě služeb, výši záloh, přeplatcích nebo nedoplatcích),
- identifikační údaje třetích osob uvedených ve vyúčtování (např. označení správce, dodavatele nebo poskytovatele služeb).
Poskytovatel dále může na základě této Smlouvy a dle povahy poskytovaného poradenství (předmětu věci) zpracovávat i osobní údaje třetích osob (předané Klientem či získané v průběhu poskytování služeb).
3. Účel a právní základ pro zpracování
Poskytovatel zpracovává Osobní údaje za účelem poskytování služeb na náležité úrovni a případně za účelem zasílání obchodních sdělení o službách Poskytovatele, přičemž právním základem pro zpracování Osobních údajů je:
a) Plnění smlouvy
Osobní údaje zpracovává Poskytovatel pro účely plnění této Smlouvy. Osobní údaje získané od Klienta či při plnění Smlouvy jsou zpracovávány pouze v takovém rozsahu, který je nezbytný pro řádné poskytování služeb.
b) Oprávněný zájem Poskytovatele
Adresní a identifikační osobní údaje Klienta může Poskytovatel použít pro zasílání newsletterů informujících o nové legislativě či judikatuře, nabídky svých služeb a případně pro zasílání jiných obchodních sdělení souvisejících s činností Poskytovatele nebo jeho společností, zejména v oblasti nájemních vztahů, pronájmů a koupě či prodeje nemovitostí. Toto zpracování je založeno na oprávněném zájmu Poskytovatele informovat Klienta o novinkách v právu a nabídnout Klientům na základě stávající spolupráce či zájmu o spolupráci své služby.
4. Doba uložení osobních údajů
Osobní údaje jsou uchovávány po dobu trvání smluvního vztahu a dále nejdéle po dobu 3 let od jeho ukončení, není-li delší uchování nezbytné pro ochranu práv Poskytovatele nebo Klienta.
Po uplynutí doby uvedené výše mohou být Osobní údaje – v případě probíhajícího řízení/kontroly/šetření – uchovávány ještě po dobu potřebnou pro uplatnění či výkon práv Poskytovatele, případně pro uplatnění či výkon práv klientů Poskytovatele.
Po uplynutí úložní doby jsou všechny Osobní údaje bezpečně zlikvidovány.
5. Příjemci osobních údajů
K Osobním údajům, které v rámci poskytování služeb předal Klient Poskytovateli, mají přístup (ke všem Osobním údajům) poskytovatel služeb IT (práva sítě) a poskytovatel služeb softwarového řešení pro vedení spisů a klientskou agendu jako zpracovatel. V omezeném rozsahu (adresní a identifikační údaje Klienta) má k Osobním údajům přístup rovněž další zpracovatel, externí účetní firma, a případně daňový poradce.
Všechny výše uvedené subjekty jsou zavázány mlčenlivostí ve vztahu k Osobním údajům Klienta. Všichni zpracovatelé poskytují dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření pro zajištění dostatečné úrovně zabezpečení Osobních údajů.
Osobní údaje mohou být — dle povahy služby — rovněž zpřístupněny v souladu se zájmy Klienta a za účelem uplatnění nároků Klienta, třetím osobám a správním orgánům apod.
Osobní údaje ani jakékoliv jiné údaje zpracovávané v rámci poskytování služeb nepředává Poskytovatel do třetí země (mimo EU) nebo mezinárodní organizaci, pokud (i) o to Klient výslovně nepožádá anebo (ii) pokud nemá k takovému předání právní povinnost či neexistuje rozhodnutí státního či cizího orgánu, které je na území ČR ve vztahu k Poskytovateli vynutitelné a je povinna se jím řídit.
6. Práva Klienta ve vztahu k osobním údajům
Na základě žádosti, kterou může Klient u Poskytovatele uplatnit e-mailem na adrese: info@fervyuctovani.cz, může Klient uplatňovat svá práva plynoucí z Nařízení (specifikovaná níže).
Pro účely identifikace a ověření totožnosti Klienta je v žádosti nutno uvést alespoň jméno a příjmení, telefon a email. Poskytovatel je oprávněn – dle zhodnocení rizika újmy, která by hrozila v případě nesprávné identifikace – ověřit si totožnost Klienta jiným způsobem, např. zasláním kontrolního e-mailu/SMS s žádostí o odpověď na e-mailovou adresu/telefonní číslo poskytnuté v této Smlouvě, či výzvou k doložení dalších informací o osobě Klienta.
Na žádost Klienta, v níž uplatní svá práva uvedená níže, informuje Poskytovatel Klienta o přijatých opatřeních anebo o důvodech, proč jeho žádosti nemůže vyhovět, a to nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Lhůta pro vyřízení žádosti může být prodloužena, zejména je-li vyřízení žádosti složitější či vyřizuje-li Poskytovatel větší množství žádostí, o další dva měsíce.
Veškerá sdělení a vyjádření jsou Poskytovatelem poskytována bezúplatně. Pokud by však žádost byla zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména by se opakovala, je Poskytovatel oprávněn si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací.
a) Právo vznést námitku
Klient má právo vznést námitku proti zpracování Osobních údajů, pokud je toto zpracování prováděno pro účely oprávněných zájmů (např. v souvislosti se zasíláním informačních newsletterů či jiných obchodních sdělení Poskytovatele).
b) Právo na přístup k osobním údajům
Právem Klienta je sdělení, zda jsou jeho Osobní údaje zpracovávány a pokud ano, tak za jakým účelem jsou zpracovávány, jaké kategorie dotčených Osobních údajů jsou zpracovávány, kdo jsou příjemci nebo kategorie příjemců, jaká je doba uchování Osobních údajů, jaká jsou práva Klienta, o možnosti podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, z jakého zdroje má Poskytovatel Osobní údaje a zda dochází k automatizovanému rozhodování včetně profilování a dále informace a záruky v případě poskytnutí Osobních údajů do třetí země. Klient má právo na poskytnutí kopie Osobních údajů.
c) Právo na opravu
Klient má právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných Osobních údajů.
d) Právo na výmaz
Klient má právo na výmaz Osobních údajů, které se jej týkají, pokud jsou pro to splněny podmínky dle Nařízení. Zejména musí být Osobní údaje vymazány, pokud nejsou pro účel(y), pro který/é byly shromážděny či zpracovávány nadále potřebné, nebo pokud výmaz ukládá právo Unie nebo ČR.
e) Právo na přenositelnost
Klient má právo požadovat, aby Poskytovatel poskytl jeho Osobní údaje jemu nebo jinému správci. V takovém případě jsou příslušné Osobní údaje předány ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Právo na přenositelnost Osobních údajů vzniká pouze v případě, že jde o údaje, které byly zpracovávány automatizovaně na základě souhlasu nebo smlouvy.
f) Právo na omezení zpracování
V případech stanovených v Nařízení má Klient právo na omezení zpracování Osobních údajů, které se jej týkají. Toto právo může uplatnit například, pokud popírá přesnost Osobních údajů (na dobu potřebnou k ověření přesnosti) či v případě, kdy Poskytovatel již Osobní údaje nepotřebuje, ale Klient je potřebuje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
g) Právo podat podnět či stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů
Klient má právo se svým podnětem nebo stížností kdykoliv obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel. č. 234 665 111, email: posta@uoou.cz, který je dozorovým orgánem v oblasti ochrany osobních údajů.